Política de Privacidade

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01 Objetivo

Esta Política de Privacidade estabelece como a Hability Consult trata os dados pessoais que lhe são confiados por titulares que interagem com seus canais digitais, contratam seus serviços ou se relacionam com suas atividades de Contabilidade, Tecnologia e Controladoria.

A Política tem por finalidade informar, em linguagem clara e acessível, quais dados são coletados, com que finalidade, sob qual hipótese legal, com quem são compartilhados, por quanto tempo são mantidos e de que forma o titular exerce os direitos assegurados pela Lei nº 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

02 Abrangência e escopo

Esta Política aplica-se a todas as operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela Hability Consult em suas unidades de Campinas/SP e Ribeirão Preto/SP, em ambiente físico ou digital, por meios automatizados ou não.

São destinatários desta Política:

• visitantes e usuários do site www.habilityconsult.com.br e demais canais digitais mantidos pela Hability Consult;
• leads e interessados que solicitam contato, informações ou propostas comerciais;
• clientes contratantes, seus representantes legais, prepostos e usuários autorizados;
• fornecedores, parceiros de negócio e consultores externos acionados em projetos;
• candidatos a vagas e demais terceiros relacionados às atividades de prestação de serviços.

Esta Política não regula o tratamento de dados pessoais realizado por sites, aplicações e plataformas de terceiros acessados a partir dos canais digitais da Hability Consult, ainda que por meio de links. Regras específicas sobre cookies e tecnologias de monitoramento constam da Política de Cookies da Hability Consult.

03 Fundamento legal e normativo

O tratamento de dados pessoais descrito nesta Política observa as seguintes referências:

As referências normativas ISO indicadas acima constituem boa prática de mercado adotada por decisão da Hability Consult, e não obrigação legal. A distinção entre obrigação legal, boa prática e decisão interna é observada ao longo de toda esta Política.

04 Definições

Para os fins desta Política, aplicam-se as seguintes definições:

05 Responsabilidades

06 Identidade e contato do controlador

Atuam conjuntamente sob a denominação Hability Consult:

Os canais de atendimento ao titular de dados pessoais constam da seção 20 desta Política.

07 Papéis no tratamento: controladora e operadora

A Hability Consult atua em dois papéis distintos, conforme a operação de tratamento. A distinção define a quem o titular deve dirigir suas solicitações.

Como Controladora, a Hability Consult decide sobre as finalidades e os meios do tratamento nas operações relativas a: gestão do relacionamento comercial com clientes e prospects; comunicação institucional e marketing próprio; administração de contratos e faturamento; gestão de fornecedores e parceiros; recrutamento e seleção; e operação dos seus canais digitais.

Como Operadora, a Hability Consult trata dados pessoais em nome do cliente contratante nas operações de BPO contábil, fiscal e de departamento pessoal, na implantação e sustentação do ERP Sankhya, no desenvolvimento de integrações e painéis analíticos e nos demais serviços em que o cliente permanece como Controlador. Nessas operações, o tratamento observa exclusivamente as instruções documentadas do cliente contratante, nos termos do contrato e do respectivo instrumento de tratamento de dados pessoais.

08 Origem e categorias de dados pessoais

Os dados pessoais tratados pela Hability Consult são obtidos das seguintes origens: fornecidos diretamente pelo titular; fornecidos pela empresa contratante dos serviços; coletados automaticamente durante a navegação nos canais digitais; e obtidos de fontes de acesso público ou de bases legítimas de terceiros, quando aplicável.

As categorias tratadas são as descritas a seguir:

Campos assinalados como obrigatórios nos formulários de coleta são indispensáveis ao atendimento da solicitação. A ausência dessas informações pode restringir ou inviabilizar o serviço pretendido.

09 Finalidades do tratamento

A Hability Consult trata dados pessoais exclusivamente para finalidades determinadas, explícitas e informadas ao titular. São elas:

• execução dos serviços contratados de contabilidade, apuração fiscal, folha de pagamento, controladoria, implantação e sustentação do ERP Sankhya, desenvolvimento de software, integrações e painéis analíticos;
• cumprimento de obrigações legais e regulatórias, inclusive o envio de obrigações acessórias a órgãos públicos;
• gestão do relacionamento com clientes, atendimento a solicitações, suporte técnico e operacional e registro de chamados;
• formalização, execução e administração de contratos, faturamento e cobrança;
• comunicação institucional e informativa sobre legislação contábil, fiscal e trabalhista, eventos e soluções da Hability Consult;
• gestão de acessos, segurança da informação, prevenção a fraudes e rastreabilidade de operações;
• condução de processos de recrutamento e seleção;
• exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.

A Hability Consult não comercializa dados pessoais. Havendo necessidade de tratamento para finalidade diversa das informadas nesta Política, o titular será previamente informado.

10 Hipóteses legais de tratamento

Cada operação de tratamento é fundamentada em hipótese legal prevista nos arts. 7º e 11 da LGPD, conforme o quadro abaixo:

O consentimento, quando utilizado como hipótese legal, é livre, informado e inequívoco, e pode ser revogado a qualquer momento pelos canais indicados na seção 20. A revogação não invalida os tratamentos realizados antes da manifestação.

Nos tratamentos fundamentados em legítimo interesse, a Hability Consult avalia a finalidade pretendida, a necessidade da operação e as expectativas legítimas do titular, adotando medidas para reduzir eventuais impactos sobre seus direitos e liberdades.

11 Cookies e tecnologias de monitoramento

Os canais digitais da Hability Consult utilizam cookies e tecnologias equivalentes para viabilizar o funcionamento das páginas, medir audiência e apoiar a comunicação institucional. As categorias utilizadas são:

O detalhamento dos cookies utilizados, suas finalidades, prazos de expiração, terceiros envolvidos e os meios de gerenciamento das preferências constam da Política de Cookies da Hability Consult, disponível nos canais digitais. Recomenda-se sua consulta antes de definir suas preferências de navegação.

O titular pode configurar o navegador para bloquear ou remover cookies. O bloqueio de cookies estritamente necessários pode limitar funcionalidades do site.

12 Registro de atividades e logs de acesso

A Hability Consult registra os acessos e as operações realizadas em seus canais digitais e ambientes de sistema. Os registros podem incluir endereço IP e porta lógica de origem, identificador de sessão, data e hora, telas acessadas, operações executadas e características do dispositivo utilizado.

Os registros são mantidos para atender à obrigação legal de guarda prevista no art. 15 da Lei nº 12.965/2014, para apoiar auditorias internas e para permitir a rastreabilidade de acessos em caso de incidente de segurança. O acesso aos registros é restrito a profissionais autorizados.

13 Compartilhamento de dados pessoais

A Hability Consult não vende e não cede dados pessoais para finalidades alheias às descritas nesta Política. O compartilhamento ocorre apenas quando necessário e limitado ao mínimo indispensável, com as seguintes categorias de destinatários:

Os fornecedores que tratam dados pessoais em nome da Hability Consult são submetidos a obrigações contratuais de confidencialidade e de conformidade com a LGPD, com restrição de uso das informações às finalidades autorizadas.

14 Transferência internacional de dados pessoais

Parte da infraestrutura tecnológica utilizada pela Hability Consult é operada por provedores com estrutura fora do território nacional, o que pode implicar transferência internacional de dados pessoais. As situações identificadas são:

Nas transferências internacionais, a Hability Consult adota medidas para assegurar garantias adequadas de proteção, incluindo previsão contratual de confidencialidade, restrição de finalidade e compromisso de conformidade com a legislação brasileira de proteção de dados, observadas as hipóteses do art. 33 da LGPD e a regulamentação da ANPD.

15 Dados pessoais sensíveis

A Hability Consult não coleta dados pessoais sensíveis por meio de seus canais digitais.

No exercício das atividades de departamento pessoal executadas em nome de clientes contratantes, a Hability Consult pode processar dados sensíveis de colaboradores desses clientes, tais como informações relativas à saúde e à filiação sindical, quando exigidas por obrigação legal ou regulatória trabalhista e previdenciária. Nessas hipóteses, a Hability Consult atua como Operadora, e o tratamento se restringe ao estritamente necessário ao cumprimento da obrigação.

Sendo indispensável a coleta de dado sensível em contexto no qual a Hability Consult atue como Controladora, o titular será previamente informado sobre a finalidade específica e, quando a hipótese legal exigir, será colhido consentimento específico e destacado.

16 Dados pessoais de crianças e adolescentes

Os canais digitais da Hability Consult são destinados a público adulto e não coletam intencionalmente dados pessoais de crianças e adolescentes.

Dados de menores de idade podem ser processados na condição de Operadora, quando integrantes de rotinas de departamento pessoal do cliente contratante, tais como registro de dependentes para fins de benefícios e obrigações previdenciárias, ou contratos de aprendizagem. O tratamento observa o melhor interesse do menor e a hipótese legal aplicável, e a responsabilidade pela coleta e pelo consentimento, quando exigido, permanece com o cliente contratante na condição de Controlador.

Identificada a coleta indevida de dados de criança ou adolescente pelos canais digitais, o titular ou seu responsável legal pode solicitar a eliminação pelos canais indicados na seção 20.

17 Armazenamento, retenção e eliminação

Os dados pessoais são armazenados em ambiente controlado e mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento das finalidades que motivaram a coleta.

Encerrada a finalidade, os dados são eliminados, salvo quando sua manutenção for autorizada pelo art. 16 da LGPD, notadamente para cumprimento de obrigação legal ou regulatória, transferência a terceiro com observância dos requisitos legais, uso exclusivo pelo Controlador em forma anonimizada, ou exercício regular de direitos.

Os prazos de guarda observam a legislação fiscal, contábil, trabalhista e previdenciária aplicável a cada categoria de informação, bem como os prazos prescricionais para defesa de direitos. Os critérios detalhados de temporalidade, os responsáveis e os métodos de descarte seguro constam da Política de Retenção e Destruição de Dados da Hability Consult.

Nas operações em que a Hability Consult atua como Operadora, os prazos de retenção e as instruções de eliminação são definidos pelo cliente contratante, na condição de Controlador, conforme previsto em contrato.

18 Segurança da informação

A Hability Consult adota medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, nos termos do art. 46 da LGPD.

As medidas em operação incluem controle de acesso baseado em perfil e necessidade de conhecer, autenticação de usuários, segmentação e proteção de perímetro de rede, criptografia em trânsito nos canais digitais, registro de logs de acesso, rotinas periódicas de backup e restauração, gestão de fornecedores com cláusulas de confidencialidade e capacitação periódica de colaboradores em proteção de dados.

Identificado incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Hability Consult comunica a ANPD e os titulares afetados em prazo razoável, conforme a regulamentação vigente, informando a natureza dos dados envolvidos, os riscos identificados e as medidas adotadas. O Encarregado conduz a comunicação.

19 Direitos do titular

O art. 18 da LGPD assegura ao titular os direitos relacionados no quadro a seguir, exercíveis pelos canais indicados na seção 20:

Como medida de segurança e prevenção a fraude, a Hability Consult pode solicitar a comprovação da identidade do requerente antes de atender à solicitação. As respostas são fornecidas nos prazos estabelecidos pela LGPD e pela regulamentação da ANPD.

Solicitações relativas a dados tratados pela Hability Consult na condição de Operadora são encaminhadas ao cliente contratante responsável, a quem cabe a decisão sobre o atendimento, com o apoio técnico da Hability Consult.

20 Canal de atendimento ao titular

A Hability Consult mantém Encarregados pelo Tratamento de Dados Pessoais designados nos termos do art. 41 da LGPD, responsáveis por receber comunicações de titulares e da ANPD.

Solicitações recebidas por outros canais são encaminhadas internamente ao Encarregado. Recomenda-se a utilização do canal oficial acima para assegurar o registro e o acompanhamento da solicitação.

21 Aplicações e sites de terceiros

Os canais digitais da Hability Consult podem conter links para sites, aplicações e perfis em redes sociais operados por terceiros, inclusive plataformas de mensageria e o ecossistema do ERP contratado.

Esses ambientes possuem políticas de privacidade e termos de uso próprios, e o tratamento de dados pessoais neles realizado não está sob o controle da Hability Consult. Recomenda-se a leitura das respectivas políticas antes da utilização.

22 Lei aplicável e foro

Esta Política é regida e interpretada de acordo com a legislação brasileira, em especial a Lei nº 13.709/2018.

Fica eleito o Foro da Comarca de Campinas/SP para dirimir controvérsias decorrentes desta Política, ressalvadas as competências específicas previstas em lei, notadamente as da Justiça do Trabalho e da Justiça Federal.

Sem prejuízo do acesso à via judicial, as questões envolvendo titulares de dados podem ser submetidas a câmara de mediação e conciliação, na forma do art. 52, § 7º, da LGPD.

23 Disposições gerais

Esta Política entra em vigor na data de sua publicação nos canais digitais da Hability Consult e permanece válida por prazo indeterminado, até que seja formalmente revisada ou substituída.

A Política é revisada, no mínimo, anualmente, e sempre que houver alteração legislativa, decisão da ANPD, mudança relevante nas operações de tratamento ou incidente de segurança que recomende sua atualização. A condução da revisão cabe ao Encarregado, com aprovação da Diretoria.

Alterações passam a produzir efeitos a partir da publicação da versão revisada, com indicação da respectiva data. Versões anteriores podem ser solicitadas pelo canal indicado na seção 20.

Os casos omissos são analisados pelo Encarregado, que registra a deliberação e propõe, quando cabível, a atualização desta Política.